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COMMENT CHOISIR LE BON OUTIL POUR LE TRAVAIL EN COOPÉRATION ?

Pour votre travail, peu importe de votre domaine d’expertise ou du type d’emploi, il est souvent nécessaire de faire du travail en coopération. Vous devrez fournir des documents, des fichiers à un collègue, un employé ou un employeur directement en ligne. Pour une meilleure fluidité de votre travail, vous avez besoin que cela soit à la fois rapide et extrêmement fonctionnel. Afin de préserver au maximum votre temps, et vous permettre une efficacité à toute épreuve, voici une sélection de qualités que doit contenir votre outil de travail en coopération.

1- Une prise en main rapide

Le premier critère est le plus important, une facilité d’utilisation via sa prise en main. La qualité de l’outil de travail en coopération ici n’est pas remise en cause. Mais sa facilité de prise en main est un point capital. Bien qu’il soit l’outil que vous utilisez depuis toujours, ou celui que vous venez de découvrir, vous devez pouvoir le transmettre sans frein à l’emploi. Son interface doit être tout à fait conviviale, la navigation aussi intuitive que possible.

Les tâches en entreprise sont nombreuses, vous n’allez pas utiliser des outils qui nécessitent encore des mois d’acclimatation seulement pour savoir comment ouvrir un nouveau fichier. Ce temps-là, vous pouvez l’allouer à des tâches plus centrales, des tâches plus opérationnelles. L’importance capitale d’un outil est sa maniabilité, pas l’inverse. S’il n’accélère pas la productivité de votre équipe, demandez-vous si c’est vraiment de cet outil là que vous avez besoin pour votre travail en coopération.

2- Votre outil de travail en coopération doit fournir de multiples fonctionnalités

les fonctionnalités de votre outils doivent être bonnes

Le multitâche n’est pas une bonne option pour un être humain certes, mais avoir des outils multitâches est un plus à ne pas négliger. Il vaut mieux avoir un logiciel payant avec 10 fonctionnalités utiles, plutôt que d’acheter 10 logiciels avec chacun une fonctionnalité pertinente. L’utilisation d’un bon outil multifonctionnalité est un énorme gain de temps. Cela vous évite les tracas ainsi qu’une grande quantité de stress.

Pour un exemple simple, prenez l’outil de montage Canva. Il vous permet de créer et éditer des photos, des vidéos, des gifs. De modifier et d’ajuster chacun de ces éléments pour les enregistrer ou les partager. Il vous est aussi possible de travailler en coopération directement sur l’application via les liens de modèles et les liens de coopération. Non seulement l’outil est simple, mais il permet aussi une grande variété d’utilisation.

3- L’outil doit offrir une certaine sécurité

Le réseau est parsemé de menaces en tout genre pour vous et vos données personnelles. Vous devez à tout instant garder le contrôle sur vos fichiers et ce qui est fait avec. Pour cela, il est préférable d’opter pour des applications qui vous offrent un minimum de sécurité. La possibilité de mettre un mot de passe sur l’application ou sur votre travail, limiter les partages, ou un compte de configuration sont des bons choix. La fonctionnalité de protection de vos données est une option qu’il est bon de cocher pour tout outil qui se veut utile.

4- La compatibilité des outils de travail en coopération

Utilisez des outils compatibles

Les appareils électroniques sont en perpétuelle évolution. La version de votre smartphone ou votre pc est peut-être déjà obsolète au moment où vous lisez cet article. Les nouveaux outils visent à s’adapter aux nouveaux appareils et il arrive souvent que la nouvelle version d’une application ne soit pas compatible. Ce problème de compatibilité peut survenir entre l’outil et l’appareil ou tout simplement l’outil et un autre outil de travail que vous utilisez. Vous devez vous assurer que ceux-ci sont compatibles avant de payer pour un ou plusieurs logiciels. Il serait dommage que vous le fassiez alors que derrière, vous ne pourrez pas pleinement exploiter votre nouvelle acquisition.

C’est aussi pour ça que des outils de travail spécialisés continuent de faire le buzz et ne sont pas remplacés. Des applications comme Zoom n’ont qu’une seule fonction, mais celle-ci reste très largement dans les tops du classement. Lorsque vous  recherchez une nouvelle application à utiliser pour telle ou telle tâche, assurer vous que celle-ci puisse s’intégrer à vos appareils. Faites aussi attention à si elle peut ou non communiquer avec d’autres outils que vous utilisez déjà ou que vous prévoyez d’utiliser.

Conclusion

Le télétravail, le freelance, et le travail à distance en général accroît la demande d’outils pour le travail en coopération. Ces outils parfois simples permettent d’améliorer la rentabilité par une meilleure gestion du temps et des ressources de l’entreprise. Ils doivent disposer de quelques caractéristiques indispensables et compatibles entre eux et l’utilisateur. Pour vous donner une petite liste d’outils que vous pouvez déjà utiliser, votre notre sélection :

  • Microsoft office 365 (Word, Excel, Powerpoint) est l’un des meilleurs outils de création pour vos divers documents. Vous pouvez les créer et les diffuser rapidement. De plus, presque tout le monde l’utilise déjà ; ce qui en fait un très bon outil de coopération.
  • Zoom pour vos vidéo-conférences et les séances de travail à distance. Son interface ergonomique en fait un parfait outil à posséder. De plus, il n’est pas superflu et permet une prise en main agréable et rapide.
  • Asana est un très bon outil de planification de tâches. Vous pourrez gérer vos projets dessus sans risque et suivre l’évolution en temps réel.

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